مسئول دفتر

اهم شرح وظايف:

@ دريافت نامه ها،اوراق،پرونده ها و ساير مكاتبات رسيده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جريان آنها در دفاتر انديكاتور و انديكس

@ تفكيك و توزيع نامه ها و گزارشات و ساير مكاتبات بين افراد واحد مربوطه و پيگيري كردن آنها

@ انجام اقدامات لازم در زمينه نگهداري و بايگاني كردن پرونده ها،اوراق،نامه ها و گزارشات و ساير اسناد و مدارك واحد مربوط در محلهاي مخصوص

@ تنظيم ليست متقاضيان ملاقات با سرپرست مربوط و تعيين ساعات ملاقات براي آنها

@ تهيه و تنظيم گزارشات لازم پيرامون مطالب و وقايع مهم روزانه جهت ارائه به سرپرست مربوط

@ ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و مؤسسات ذيربط و واحدهاي تابعه بر حسب خط مشي تعيين شده و در صورت لزوم پيگيري آنها

@ تنظيم اوقات جلسات و كميسيونهائي كه در دفتر سرپرست مربوطه تشكيل ميشود و مطلع ساختن مقامات ياافراد شركت كننده در جلسه

@ پاسخگوئي به مراجعين و راهنمائي آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امكانات انجام درخواستهاي متقاضيان و مراجعه كنندگان كه تقاضاي آن بدون ملاقات با مقام ذيربط امكان پذير است

@ تهيه پيش نويس برخي از نامه ها و گزارشات و جدولهاي مختلف به زبان فارسي و محتملاً خارجي

@ استفاده از نرم افزارهاي پردازش متن،دريافت و ارسال نامه هاي الكترونيكي و دورنگار

@ انجام ساير امور ارجاعي مربوط به شغل